Struttura Organizzativa conforme alle disposizioni di Vigilanza

Sistema dei Controlli interni presente adeguato e applicativo

Il sistema dei controlli interni dell' I.P. include le risorse, le strutture organizzative, le regole e le procedure per assicurare il conseguimento delle strategie aziendali e dell'efficacia ed efficienza dei processi aziendali, della salvaguardia del valore delle attività e della protezione dalle perdite, dell'affidabilità e integrità delle informazioni contabili e gestionali, della conformità delle operazioni con la legge, la normativa di vigilanza e di sorveglianza sul sistema dei pagamenti e le disposizioni interne dell'istituto di pagamento.

I rischi operativi connessi con i servizi di pagamento che si andranno ad erogare assumono particolare rilievo parimente i rischi di natura legale che possono discendere dai rapporti con la clientela. L'I.P. appronta specifici presidi organizzativi per assicurare il rispetto delle prescrizioni normative e di autoregolamentazione, pianificando, in tale ambito, specifici controlli sulle succursali e sugli agenti.

L'I.P. prevede tre diversi livelli di controllo:

1) controlli di linea, (controlli di primo livello) diretti ad assicurare il corretto svolgimento delle operazioni connesse con la prestazione dei servizi di pagamento. Essi sono effettuati dalle stesse strutture operative (es. controlli di tipo gerarchico, sistematici e a campione), incorporati nelle procedure (anche automatizzate) ovvero eseguiti nell'ambito dell'attività di back office;

2) controlli sulla gestione dei rischi(c.d. controlli di secondo livello), che hanno l'obiettivo di concorrere alla definizione delle metodologie di misurazione dei rischi aziendali, di verificare il rispetto dei limiti assegnati alle varie funzioni operative e di controllare la coerenza dell'operatività delle singole aree produttive con gli obiettivi di rischio-rendimento assegnati. Essi sono affidati a strutture diverse da quelle produttive;

3) revisione interna (internal audit) (controlli di terzo livello). In tale ambito rientra la valutazione periodica della completezza, della funzionalità e dell'adeguatezza del sistema dei controlli interni, inclusi quelli sul sistema informativo (EDP audit), con cadenza prefissata in relazione alla natura e all'intensità dei rischi. L'attività è condotta da funzioni diverse e indipendenti da quelle produttive, anche attraverso verifiche in loco.

Capitale iniziale minimo e Adeguatezza Patrimoniale

CAPITALE MINIMO INIZIALE

Il capitale minimo iniziale, interamente versato, degli istituti di pagamento è pari almeno a:

• 20 mila euro, quando l'istituto di pagamento presta solo il servizio di cui al punto 6 dell'allegato della direttiva 2007/64/CE, relativa ai servizi di pagamento nel mercato interno;
• 50 mila euro, quanto l'istituto di pagamento presta il servizio di cui al punto 7 dell'allegato della direttiva 2007/64/CE,relativa ai servizi di pagamento nel mercato interno;
• 125 mila euro, quanto l'istituto di pagamento presta uno a più dei servizi di cui ai punti da 1 a 5 dell'allegato della direttiva 2007/64/CE, relativa ai servizi di pagamento nel mercato interno.

L'adeguatezza patrimoniale

• L' I.P. mantiene un ammontare del patrimonio di vigilanza costantemente pari o superiore al requisito patrimoniale complessivo. Il patrimonio di vigilanza rappresenta il primo presidio a fronte dei rischi connessi con l'attività d egli intermediari finanziari e il principale parametro di riferimento per gli istituti prudenziali e per le valutazioni dell'Autorità di vigilanza.

PATRIMONIO DI VIGILANZA

• Il patrimonio di vigilanza è costituito dal patrimonio di base più il patrimonio supplementare, ammesso nel calcolo del patrimonio di vigilanza entro un ammontare massimo pari al patrimonio di base, al netto delle deduzioni. Il patrimonio di base e quello supplementare sono composti da elementi positivi e negativi la cui computabilità viene ammessa, con o senza limitazioni a seconda dei casi, in relazione alla qualità patrimoniale riconosciuta a ciascuno di essi. Gli elementi positivi che costituiscono il patrimonio devono essere nella piena disponibilità degli istituti di pagamento, in modo da poter essere utilizzati senza limitazioni per la copertura dei rischi e delle perdite. L'importo di tali elementi è depurato degli eventuali oneri di natura fiscale. L'ammontare del patrimonio di vigilanza deve essere in qualsiasi momento almeno pari al requisito patrimoniale complessivo. L'importo del patrimonio di vigilanza non può mai essere inferiore al livello del capitale iniziale minimo richiesto per la costituzione dell'istituto di pagamento.

Adeguata Organizzazione Amministrativa e Contabile

Organizzazione amministrativa e contabile

L'I.P. si dota di sistemi informativo-contabili "adeguati" al contesto operativo e ai rischi ai quali esso è esposto.

ORGANIZZAZIONE AMMINISTRATIVA E CONTABILE E CONTROLLI INTERNI

La gestione aziendale sana e prudente dell'I.P., l'affidabilità e l'efficienza dei servizi di pagamento sono correlati da un assetto organizzativo adeguato alla dimensione, alla complessità e alla vocazione operativa dell'istituto di pagamento in applicazione del (criterio di proporzionalità). Per questo motivo l'I.P. definisce e applica:

1. solidi dispositivi di governo societario, ivi compresi processi decisionali e una struttura organizzativa che specifichino in forma chiara e documentata i rapporti gerarchici e la suddivisione delle funzioni;
2. un efficace sistema dei controlli interni;
3. misure che assicurino che il personale e gli agenti dell'istituto di pagamento conoscano le procedure da seguire per il corretto esercizio delle proprie funzioni;
4. politiche e procedure volte ad assicurare che il personale e gli agenti dell'istituto di pagamento siano provvisti delle qualifiche, delle conoscenze e delle competenze necessarie per l'esercizio delle responsabilità loro attribuite;
5. efficaci flussi interni di comunicazione delle informazioni;
6. sistemi e procedure diretti a conservare registrazioni adeguate e ordinate dei fatti di gestione dell'istituto di pagamento e della sua organizzazione interna;
7. criteri e procedure volti a garantire che l'affidamento al personale o agli agenti di funzioni multiple non sia tale da impedire loro di svolgere in modo adeguato e professionale una qualsiasi di tali funzioni;
8. procedure e sistemi idonei a tutelare la sicurezza, l'integrità e la riservatezza delle informazioni, tenendo conto della natura delle informazioni medesime;
9. politiche, sistemi, risorse e procedure per la continuità e la regolarità dei servizi, volte a:

    assicurare la capacità di operare su base continuativa;

    limitare le perdite in caso di gravi interruzioni dell'operatività;

    preservare i dati e le funzioni essenziali;

    garantire la continuità dei servizi in caso di interruzione dei sistemi e delle procedure. Qualora ciò non sia possibile, permettere di recuperare tempestivamente i dati e le funzioni e di riprendere tempestivamente i servizi;

10. politiche e procedure contabili che consentano di fornire tempestivamente alle autorità di vigilanza documenti che presentino un quadro fedele della posizione finanziaria ed economica e che siano conformi a tutti i principi e a tutte le norme anche contabili applicabili.

L'I.P.controlla e valuta con regolarità l'adeguatezza, l'efficacia e l'applicazione di tali requisiti organizzativi e adotta le misure adeguate per rimediare a eventuali carenze.

L'I.P. redige inoltre il bilancio individuale (e consolidato) in base ai principi contabili internazionali (IAS/IFRS). Bankitalia all'uopo emana le istruzioni per la redazione del suddetto bilancio.

Va rilevato che in applicazione dei principi contabili internazionali l'I.P. necessita di sistemi informativi adeguati, tali da permettere che le informazioni che confluiscono in nota integrativa rispettino il dettato comunitario.

Compliance sulla Trasparenza - Reclami e A.B.F.

La normativa sulla trasparenza disciplina le relazioni fra l' I.P. e la clientela nella fase precontrattuale, al momento della conclusione del contratto e nel corso dello svolgimento del rapporto. Le regole riguardano:

• Pubblicità (art. 116, comma 1, TUB)
• Forma e contenuto dei contratti (art. 117 TUB)
• Modifiche unilaterali delle condizioni – Jus variandi (art. 118 TUB)
• Comunicazioni periodiche (art. 119 TUB)

L' I.P. implementa idonei requisiti organizzativi ed assicura un efficace presidio dei rischi di natura legale e reputazionale connessi con i rapporti con la clientela. Per il rispetto di tali adempimenti lo stesso I.P. deve dotarsi:

• di procedure interne sulla trasparenza che i includono il controllo della rete di vendita
• di strumenti di verifica del rispetto delle procedure.

Reclami e A.B.F.

L' I.P. definisce altresì procedure interne connesse con i "reclami" e con l' ABF "Arbitro Bancario Finanziario", concernenti disposizioni sui sistemi di risoluzione stragiudiziale delle controversie in materia di operazioni e servizi finanziari (G.U. del 24.06.2009).

Segnalazioni di Vigilanza e Vigilanza Informativa

Segnalazioni di vigilanza

L' I.P. invia a Bankitalia le segnalazioni di vigilanza, la cui correttezza, adeguatezza e controllo fanno capo agli organi aziendali, in funzione delle rispettive competenze. La compilazione delle segnalazioni di vigilanza sottende un flusso dei dati in conformità alle esigenze informative di Bankitalia.

L' I.P. deve quindi disporre di "appositi strumenti" che consentono il raccordo tra la contabilità interna ed i dati trasmessi alla vigilanza. I dati di natura patrimoniale, economica, informativa il patrimonio di vigilanza del requisito patrimoniale e di fine esercizio vanno, nella loro modulazione, inviati in base ai termini previsti.

I contenuti delle voci vanno generalmente determinati in base agli stessi criteri del bilancio (IAS/IFRS)presenti nel regolamento di Bankitalia.

Trasmissione dei verbali assembleari

L'istituto di pagamento è tenuto a trasmettere alla Banca d'Italia i verbali dell'assemblea dei soci riguardanti le modifiche statutarie e altri eventi di particolare rilevanza per l'attività aziendale.

Bilancio dell'impresa

L'istituto di pagamento trasmette alla Banca d'Italia il bilancio d'esercizio e il relativo verbale assembleare di approvazione.

Archivio elettronico degli organi sociali

L'istituto di pagamento segnala la composizione dei propri organi sociali e le variazioni nella composizione degli organi medesimi.

Operazioni straordinarie

L'istituto di pagamento comunica alla Banca d'Italia con un anticipo di almeno sessanta giorni:

Sistema dei Pagamenti e Sicurezza dei Dati

L' I.P. è sottoposto all'obbligo generale di assicurare per tutti gli strumenti di pagamento offerti alla clientela adeguati presidi tecnico – organizzativi di sicurezza al fine di garantire in ogni momento degli stessi nonché la fiducia del pubblico nel loro utilizzo.

L'IP. adotta politiche,e implementa sistemi e procedure per la continuità e la regolarità dei servizi, volte a:

Modello 231 e Codice Etico

Il Modello 231/2001 non rappresenta un obbligo per l'I.P. ma l'adozione del medesimo integra una struttura organizzativa di controllo che tende a salvaguardarlo dagli effettivi rischi di conformità alle disposizioni di legge.